Ha dette i bakhodet når du kjøper en elektronisk kjørebok
Forbered deg nøye
Å kjøpe en elektronisk kjørejournal er verken komplisert eller spesielt vanskelig. På den annen side mener vi at det er viktig å tenke nøye gjennom enkelte ting. Dette er en del av deres forarbeid til en anskaffelse dersom man har kommet frem til at det trengs. Ting som du må tenke på før en anskaffelse varierer. Dette kan være noe så enkelt som å bestemme om du vil ha en enhet som kobles til kjøretøyets diagnoseuttak eller til 12-voltsuttaket. Du må også ta stilling til om det skal være mulighet for å identifisere ulike sjåfører. Dette er fordi brukte biler kan kjøres av mer enn én person. Det er også greit å ha løsninger som er verdt å vurdere før du kjøper noe. Ikke minst fordi det kan bli kostbart å fikse disse i etterkant.
Velg riktig GPS-enhet
De to vanligste GPS-enhetene på markedet i dag er enten en såkalt OBD-enhet eller en enhet som kan kobles direkte til batteriet. Det finnes også andre varianter, for eksempel produkter som kan kobles direkte til bilens sigarettenneruttak. Endelig har noen større bedrifter og organisasjoner egenutviklede enheter. Disse kan avvike fra de som er markedsledere.
OBD-enheten er den vanligste på markedet og er enkel å installere. Men det er også noen ulemper. Den største akilleshælen er at verksteder ofte tar ut apparatet når bilen er på service. Da settes den ikke tilbake i kjøretøyet. Det er også en rekke bilprodusenter som flagger at garantien ikke gjelder dersom du bruker diagnosekontakten uten å være sertifisert verksted.
Enheter som festes direkte på bilbatteriet er ofte litt vanskeligere å installere ifølge noen. Dette gjelder ikke minst nyere biler. Der kan det være vanskelig å få tilgang til batteriet. En stor fordel er imidlertid at når enheten først er installert, er den vanskelig å manipulere, fjerne eller på annen måte koble fra ved et uhell. Noe som reduserer risikoen for juks.
Vi ser at mange i dag bruker bilens sigarettenneruttak for å lade mobilen. Derfor er de fleste 12V-uttak også utstyrt med USB-innganger. Enheter som bruker denne kontakten har den største ulempen at de er relativt enkle å trekke ut. Når det er sagt, er installasjonen veldig enkel å fullføre. Dagens biler er også ofte utstyrt med flere stikkontakter i for eksempel hanskerom og bagasjerom. Hvis du monterer enheten din på en av disse plassene, minimeres risikoen for at du som sjåfør ved et uhell trekker av en ledning under kjøring.
Sett kravene på riktig nivå
En vanlig fallgruve ved innkjøp er å stille for mange og for spesifikke krav. Kanskje det er av gammel vane. Kanskje er det fordi du tror at de eksisterende løsningene er den eneste løsningen som finnes. Men for å fremme konkurransen, utvikle markedet og sette nye aktører i stand til å utfordre med nye tekniske løsninger, er det et poeng å stille noen få (men relevante) krav til leverandørene. Stiller du konkrete krav er det en risiko for at en konkurrent som har tapt anskaffelsen velger å anke. Dette kan føre til en lang og kostbar rettsprosess.
Trenger du føreridentifikasjon?
Føreridentifikasjon brukes oftest når flere sjåfører deler kjøretøy i en bilpool. Vanligvis «blipper» sjåføren et pass eller en merkelapp på en liten enhet på dashbordet. Kjørejournalsystemet registrerer da at den aktuelle sjåføren foretok den påfølgende reisen. Noen leverandører av digital logging har også en app som erstatter blinking. Men dette krever at alle ansatte har en egen smarttelefon som kan brukes til formålet.
Hos de fleste leverandører er føreridentifikasjon et supplement og vi har lagt merke til en tjeneste. Dermed koster det nok ekstra. Tenk før du velger å inkludere kravet. Det kan også skape mer administrasjon fordi tagger skal registreres og håndteres fortløpende i systemet. Fordelen er at når systemet først er på plass, slipper du å tenke på manuell håndtering.
Føreridentifikasjon kan være komplisert å integrere med visse enheter og systemer. De fleste leverandører som tilbyr sjåføridentifikasjon, gjør det ved å tilby en komplementær enhet. Denne monteres og kobles til det aktuelle kjøretøyet. WorkMirror tilbyr en GPS-enhet som har innebygget føreridentifikasjon, som betyr at du ikke trenger å montere to enheter i hver bil.
Hvilke evalueringskriterier er relevante?
Det er viktig i en anskaffelse å tydeliggjøre hva som er et kvalifikasjonskrav og hva som er et vurderingskriterium. Et kvalifikasjonskrav er et krav som må oppfylles for å delta i anskaffelsen. Det kan for eksempel være at du som selskap ikke har lov til å bli dårlig forvaltet og at du har en F-skatteseddel. Du må kanskje også oppfylle visse omsetningskrav. Noen ganger stilles det også krav om at du har utført lignende oppdrag tidligere. Dersom du ikke oppfyller kvalifikasjonskravene, kan du heller ikke bli tilbyder.
Vurderingskriterier benyttes når laveste pris ikke benyttes som avgjørende faktor i en anskaffelse. Vanlige elektroniske loggbøker er evalueringskriterier for selve systemet og dets brukervennlighet. Også vanlig er noen gode å ha funksjoner som ikke kreves på samme måte.
Still klare krav
Det hender at leverandører får komme og presentere systemet sitt, hvoretter systemet vurderes ut fra noen gitte kriterier. Her er det viktig at du som innkjøper har tydelige krav. Du må også ha tydelig informasjon om hvordan du har valgt å score. Anker er vanlig når slike opplysninger er uklare. Leverandører kan ha vanskelig for å forstå hvorfor de har fått for lave vurderinger i en anskaffelsesprosess. Et sikrere kort er å gå for lavest pris. Er du i ferd med å starte en anskaffelse basert på laveste pris. Kontakt oss, så kan vi fortelle mer om våre kvantumsrabatter.