Elektroniske kjørebok blir et stadig mer vanlig syn på mange arbeidsplasser. De er et godt verktøy for å kunne bevise at du som arbeidstaker ikke bruker arbeidsgivers bil privat. Av skattetekniske årsaker er det ekstremt viktig å kunne skille mellom reiser som gjennomføres privat og reiser som skjer på vegne av tjenesten.

Kjørebok et tydelig bevis

Skatteetaten ser på kjøreboken din som et bevis på at alt er gjort riktig. Det vil være et grunnlag for at staten skal kunne gjennomgå virksomheten. Selv om det ikke er et lovpålagt krav om at du som bedrift skal føre kjørebok, er det i praksis kun ved hjelp av kun én du kan bevise at firmabilen ikke er brukt privat. Som arbeidsgiver må du alltid finne en balanse mellom bedriftens interesse i muligheten for å bruke teknologi på den ene siden – og den ansattes interesse av å ikke bli overvåket mer enn nødvendig på den andre siden. I følge reglene fra det svenske skatteverket kan selskapets bil kun brukes til private reiser ved ti anledninger og maksimalt hundre mil i løpet av et skatteår. Overskrider du disse veiledende verdiene med en bil eid av selskapet, risikerer du å bli ytelsesbeskattet. Det er også viktig å være klar over at du som arbeidstaker ikke automatisk har rett til å bruke bedriftens bil privat. Det må godkjennes av arbeidsgiver først.

Uforsiktighet kan bety en skattesmell

Dersom det er skatterevisjon er det godt mulig at elektronisk kjørebok er den eneste gyldige måten du kan bevise at bilen kun er brukt på vegne av tjenesten, dersom du for eksempel har kjørt den til og fra hjem. Sliter du med kjøreboken din, risikerer du i praksis å gå på skatteinnslag. Ved hjelp av en elektronisk kjørebok kan du enkelt få et estimat på hvor ofte bilen har vært brukt privat, eller til og med se at den aldri blir brukt utenfor tjenesten i det hele tatt. Som arbeidsgiver betyr dette til syvende og sist å unngå kostbare og ubehagelige overraskelser. Dersom det ved en skatterevisjon ikke er mulig å bevise nøyaktig hvordan bilen er brukt, kan Skatteetaten gjøre vurderingen at den kun er brukt privat. Dette er en fordel som skal beskattes. Arbeidstakeren straffes skattemessig og det samme er arbeidsgiveren som må betale arbeidsgiveravgift på biler og drivstoff, som blir sett på som fordeler. En revisjon fra det svenske skatteverket kan også gå syv år tilbake, noe som er greit å huske på.

Retningslinjer og personvern

Til slutt er det viktig at du som bedrift har en policy for hvordan du skal jobbe internt med elektronisk kjørebok. Det skal være klart hvem som har rettigheter til innsyn i opplysningene som er lagret. Husk også at informasjon som inneholder personopplysninger ikke kan lagres over lengre tid. Vanligvis gjelder tre måneder dersom du ikke har spesielle grunner. Noe som leverandøren av den elektroniske loggboken må være klar over. Som arbeidstaker kan du ikke vise til ditt personvern og si nei dersom arbeidsgiver har besluttet å installere elektronisk og digital kjørebok i en av firmaets firmabiler. Her veier arbeidsgivers plikt til å følge gjeldende regelverk tyngre etter svensk lovgivning. Det betyr ikke at du som arbeidsgiver har rett til å sjekke hvor ansatte befinner seg ved å gå inn i en digital kjørebok. Det er kun tillatt hvis du har mistanke om at en ansatt feilstyrer arbeidet sitt.