korjournal-reduserer-private-reiser
Det kan bli en dyr regning dersom en firmabil brukes feil til private reiser – både for sjåføren og for arbeidsgiver. Til tross for dette er det mange som bruker bedriftens servicebiler også utenfor normal arbeidstid. Årsakene til dette er mange. Det kan være at du ikke har tilstrekkelig informasjon om hvordan regelverket de facto ser ut. Det kan også være at de som kjører ikke føler noe direkte ansvar for bilene og kjøretøyene som selskapet eier – eller at du som sjåfør ikke helt vet hva konsekvensene kan bli.
Hva er en firmabil?
For det meste brukes vanligvis ordet firmabil når man snakker om biler som kun skal brukes i tjenesten – og såkalte firmabiler. Reglene er klare, ifølge det svenske skatteverket i hvert fall. Kun én firmabil er beregnet for bruk i tjenesten. For å gjøre det tydeligere og vise forskjellen har vi derfor valgt å kalle dem henholdsvis firmabil og firmabil.
Hvordan bruke en firmabil
Har du tilgang til firmabil, bør den i hovedsak brukes til tjenestereiser, i motsetning til firmabil. Du har imidlertid lov til å bruke firmabil til privat kjøring i liten skala, som i praksis betyr maks ti anledninger i året og med en total kjørelengde på maks 1000 kilometer. Overskrides dette kan sjåføren risikere å bli pålagt å betale såkalt fordelsskatt. Arbeidsgiver risikerer på sin side å måtte betale arbeidsgiveravgift dersom de skulle undersøkes av det svenske skatteverket. Her er det verdt å merke seg at reiser som går mellom hjem og jobb samt reiser hjem på helg fra annet sted stort sett regnes som private reiser. Har du derimot firmabil er det også viktig å følge godt med på hvor mange kilometer du reiser privat og i tjenesten. Kjører du 30.000 kilometer eller mer i tjenesten i løpet av et såkalt kalenderår, kan du få en lavere ytelsesverdi, i dag er det en reduksjon på 25 prosent.
En ekstra kostnad for selskapet
Biler som kun er beregnet på jobb men som også brukes privat i stor grad betyr økte kostnader for en bedrift og dens bilpark i form av verdifall, slitasje og økt drivstofforbruk. Ved å få et bedre grunnlag der informasjonen er saklig og korrekt kan du dermed spare penger, ikke minst når det gjelder drivstoffkostnader – gitt at du bruker fossilt brensel. Generelt forventes det at du kan redusere dine kjøretøyrelaterte kostnader med mellom ti og femten prosent ved ganske enkelt å innføre en kjørejournal. Takket være god oppfølging er det mulig å endre dårlig oppførsel. Når du vet hvem i staben som har kjørt mest miljøvennlig, kan du bruke den informasjonen på en morsom og positiv måte. Du kan for eksempel velge å dele ut en premie til månedens sjåfør – dette for å oppmuntre andre på bedriften til å kjøre på samme måte. Det gagner ikke bare selskapet, men også miljøet.
Hvordan kan private reiser unngås?
Du vil sannsynligvis ikke at dine ansatte skal bruke firmabil privat. Derfor er det viktig å informere om hvilke regler som gjelder. Du skal også informere om hvilke mulige konsekvenser et overgrep kan føre til. En bilpolicy hos en bedrift bør dermed inneholde en del som retter seg direkte mot personalet som kjører bil. Det skal foreligge opplysninger fra det svenske skatteverket. Det bør også være klare regneeksempler som viser hvordan det fungerer med fordelsbeskatning. Det er også mulig å bruke digitale hjelpemidler. Disse fører for det meste til at sjåførene føler et større ansvar for hvordan kjøretøyene håndteres. Mange av WorkMirrors kunder bruker arbeidsplanfunksjonen der loggboken automatisk setter reiser utenfor arbeidstid som privat. Der kan du både som arbeidsgiver og sjåfør tydelig følge med på når en bil brukes utenom normal arbeidstid.
Sammendrag
Det er hovedsakelig to hovedgrunner til å ha en god håndtering av private reiser. På den ene siden har vi den svenske lovgivningen på disse spørsmålene som det svenske skatteverket er ansvarlig for. På den ene siden kan du holde kostnadene til din bilpark nede dersom du følger reglene og jobber kontinuerlig med oppfølging.